La gestion de note de frais suscite un travail difficile, lassant. Elle nécessite l’intervention de différents échelons de la hiérarchie. Elle met en jeu du temps de travail et une certaine somme d’argent. Dans sa réalisation, des erreurs et des fraudes peuvent survenir, menant à des coûts supplémentaires. En outre, elle est soumise à une législation assez rigoureuse. Il s’agit toutefois d’une opération incontournable pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, il est recommandé d’adopter certaines mesures pour une gestion de notes de frais adéquate avec notamment une application note de frais pour obtenir une gestion automatisée et simplifiée.
Définir une politique de dépenses claire
La politique de note de frais est avant tout régie par les lois de la fiscalité. Celles-ci définissent les limites des dépenses autorisées. La politique à mettre en place vise en premier lieu d’empêcher les dépassements pour éviter des charges fiscales supplémentaires. Elle est communiquée de façon explicite au personnel pour l’informer sur les limites de ses droits et les procédures relatives au remboursement des notes de frais.
Un traitement de données au fur et à mesure
Le traitement immédiat de chaque note permet une meilleure maîtrise de la gestion des notes de frais. Cela évite le cumul des données et réduit les risques d’oubli et d’erreurs. En outre, cela offre au responsable une mise à jour en temps réel de l’aperçu de la situation financière. Le volume à traiter reste ainsi plus facile à gérer. En plus, cela permet de réduire les délais du remboursement pour le bénéficiaire. Dans la mise à jour quotidienne, il ne faut surtout pas oublier le calcul de la TVA.
Archivage numérique des pièces justificatives
La conservation des justificatifs est essentielle pour une bonne gestion de notes de frais. Les archives en version numérique ont acquis une valeur équivalente à celles sur papier. Cette solution diminue les risques de perte des pièces. Cela implique moins de travail en termes de saisie et permet en outre la centralisation des informations.
Automatiser sur logiciel de traitement
De nombreux logiciels de traitement sont disponibles pour automatiser la gestion de notes de frais. Ils exemptent les comptables des saisies de données manuelles. Toutefois, les responsables sont tenus d’effectuer une vérification des résultats recueillis.
La carte de notes de frais
L’usage de la carte de paiement de notes de frais élimine le travail relatif à la gestion des notes de frais. Elle évite en plus au bénéficiaire les procédures de remboursement. Elle nécessite cependant la présentation de justificatifs de dépenses, sous peine d’être bloquée.
